2 Jul 2020

Die GEMA hat mit Beginn der CORONA-Pandemie umfangreiche Kulanzregelungen für Lizenznehmer getroffen. Neben dem generellen Aussetzen des Rechnungsversandes ab dem 16.03.2020 wurden bestehende Verträge mit Lizenznehmern mit Fälligkeit zum 01.05.2020 und später vorerst nicht belastet und dem Kunden angekündigt, dass für den Zeitraum behördlich veranlasster Schließungen keine Gebühren berechnet werden.

Mit der weitreichenden Lockerung der behördlichen Schließungen, somit dem Wiedereinsetzen der Nutzungen, wurden seit dem 20.05.2020 Rechnungen wieder normal versandt.

Für den Zeitraum der behördlich angeordneten Schließungen werden nun Gutschriften für die Schließungszeiträume erstellt. Aufgrund der vielfältigen, regional und branchenabhängig sehr unterschiedlichen behördlichen Regelungen, der hohen Zahl der bestehenden Verträge und aufgrund der rechtlichen Präzedenzsituation kann teilweise nicht mit finaler rechtlicher Verbindlichkeit ermittelt werden, in welcher Höhe und für welchen Zeitraum Gutschriften erstellt werden müssten.

Aufgrund dieser erschwerten Situation ist daher zwingend die Mitwirkung des Kunden erforderlich, der als einziger die individuellen Schließzeiten seiner Betriebsstätten beurteilen kann und entsprechend der GEMA mitteilen soll. Bei der Bearbeitung dieser Mitteilungen respektive der Erstellung der Gutschriften soll dabei ein größtmöglicher Automatisierungs- und Digitalisierungsgrad erreicht werden.

Das Onlineportal der GEMA wird daher um zusätzliche Funktionen erweitert, die es ermöglichen, Mitteilungen der Kunden zu individuellen Schließzeiten zu empfangen und automatisiert Gutschriften zu erzeugen.

Über eine zusätzliche Kachel im Musiknutzer-Dashboard bekommen Kunden eine Übersicht der relevanten Nutzungsorte und können dort jeweils den individuellen Schließzeitraum und eine Bankverbindung für ggf. nötige Rückzahlungen selbständig eintragen.

Hierfür wird der bisherige Prozess so geändert, dass neben der Kundennummer ein spezifischer Code erforderlich ist, der dem Kunden separat für die Eingabe ins System mitgeteilt wird.

Die Mitteilung über die Möglichkeit zur Gutschrift sowie des Codes erfolgen aufgrund der Datenlage per Post an die für die jeweilige Kundennummer geführte Firmenanschrift. Initial bekommen somit alle Vertragskunden, die von Corona-Schließungen betroffen sind, ein Infoschreiben incl. Code, um ohne Zeitverzug Zugang zum Portal zu erhalten und die Mitteilung der Schließungen vornehmen zu können. Insofern Kunden nicht diesen Code erhalten sollten, können sie diesen im Portal anfordern und damit den Versand desselben auslösen.


Bitte beachten Sie: 
  • Eine Rechnung ist dann für eine Corona-Gutschrift relevant, wenn sie fakturiert wurde und der Leistungszeitraum der Rechnung in den Corona-Zeitraum fällt. Unter Corona-Zeitraum wird der Zeitraum verstanden, in dem Nutzungsorte im Zusammenhang mit Corona aufgrund von behördlichen Anordnungen geschlossen waren.
     
  • Für die betroffenen Lizenznehmer werden Infoschreiben erstellt und versendet. In dem Infoschreiben wird der Lizenznehmer darüber informiert, dass er über das Portal eine Gutschrift beantragen kann. Ebenso wird ihm sein Code mitgeteilt, mit dem er sich im Portal registrieren kann.
     
  • Hat der Lizenznehmer das Infoschreiben mit dem Code erhalten, kann er sich im Portal registrieren und mit dem Code seinen Log-In mit seinem Kundenkonto verknüpfen.
     
  • Der Lizenznehmer meldet sich wie gewohnt im Online-Portal unter ⇒ www.gema.de/portal an und kann im neuen Bereich „Meine Corona-Schließzeiten“ den Zeitraum der Schließung für jeden Betrieb einzeln eintragen.
     
  • Pro Kunde wird nur ein Infoschreiben versendet, auch wenn mehrere Nutzungsorte von der Schließung betroffen sind.
     
  • Insofern ein Betrieb immer noch aufgrund behördlicher Anordnung geschlossen hat, kann der aktuelle Zeitraum angegeben und der Folgezeitraum später nachgereicht werden.
     
  • Auf dem Dashboard des Online-Portals der GEMA wird jedem Lizenznehmer also eine zusätzliche Kachel angezeigt:

 

Durch Anwählen der Kachel werden die freigeschalteten Nutzungsorte angezeigt:

 

 

Nach Anklicken von „Schließung mitteilen“ kann der Schließungszeitraum für den ausgewählten Nutzungsort eingegeben werden. Hierbei wird zwischen „vollständiger Schließung“ und „teilweiser Schließung“ unterschieden.
 

Vollständige Schließung: Der gesamte Betrieb war im angegeben Zeitraum behördlich angeordnet geschlossen.

 

 

Teilweise Schließung: Nur ein Teil des Betriebes durfte aufgrund von behördlichen Anordnungen geöffnet werden. Hier muss zusätzlich zu den Schließzeiten angeben, wie groß die Gesamtfläche des Betriebes ist und wie groß die geöffnete Fläche war. Ebenso kann an dieser Stelle ein Hinweistext geschrieben werden.

 

 

Folgende Daten werden gemeldet:

  • Schließungsdatum von
    Der Beginn der Schließung kann nicht vor dem 16.03.2020 angegeben werden, frühestmöglicher Tag der Schließung ist immer der 16.03.2020.
  • Bankverbindung
    Hier kann entweder eine bereits vorhandene Bankverbindung ausgewählt oder eine neue Bankverbindung angelegt werden.
  • Gesamtfläche in qm
    Im Falle einer teilweisen Schließung muss die Gesamtfläche des Betriebes angegeben werden.
  • Geöffnete Fläche in qm
    Im Falle einer teilweisen Schließung ist die tatsächlich geöffnete Fläche anzugeben.

 

Sobald der Lizenznehmer auf „Absenden“ gedrückt hat, bekommt er im Portal eine Erfolgsmeldung angezeigt und die gemeldeten Schließzeiten sind am Nutzungsort ersichtlich. 

 

 

Insoweit durch den Abgleich der Eingabe mit den Daten der GEMA ein Fall automatisch abgearbeitet werden kann, wird eine entsprechende Gutschrift erstellt. Dabei wird auf Rechnungsebene eine Stornorechnung erstellt und per Post an die Kunden geschickt. Diese Stornorechnung beinhaltet auch Details zur Berechnung der Höhe der Gutschrift.

Je nach Fall (z.B. Rechnung durch Kunden bereits bezahlt) wird eine automatische Rückzahlung veranlasst oder eine offene Forderung der GEMA um den Betrag der Gutschrift reduziert. Der Kunde erhält dabei einen Stornobeleg, welcher die Information darüber enthält, welcher Betrag aus der ursprünglichen Rechnung storniert wird.

Sind von einer Nutzungsortschließung mehrere Rechnungen betroffen und können nicht alle Fälle automatisch bearbeitet werden, so ist dies für den Kunden im Portal sichtbar.

Beispiel: Es kann z.B. vorkommen, dass ein Kunde zu einem Nutzungsort eine Meldung abgibt, es sind aber davon insgesamt drei Rechnungen betroffen. Zwei werden automatisch gutgeschrieben und der Kunde bekommt hierfür eine Stornorechnung, der 3. Fall muss in der Sachbearbeitung geklärt werden und wird zeitlich versetzt bearbeitet. Der Kunde wird sodann entweder über die Ablehnung seiner Gutschrift im Online-Portal informiert und bekommt eine weitere Stornorechnung zugeschickt.

Wird dem Antrag des Kunden zugestimmt, kann über die Gutschrift dem Kunden das Geld ausbezahlt werden. Die Stornorechnung geht automatisch an den Kunden und die manuelle Gutschrift ist im Partnerkonto ersichtlich.

Wird dem Antrag nicht zugestimmt, wird der Kunde über das Portal (Status) und ein Schreiben informiert.

Aufgrund der Reduzierung der Umsatzsteuer zum 01.07.2020 werden möglicherweise Priorisierungen in der Verarbeitung für die Gutschriften vorgenommen.

Keine Bearbeitung von Coronaanliegen mehr über das Postfach absagecorona@gema.de

 

Bitte beachten Sie zusätzlich, dass Anliegen von Kunden zu Corona nicht mehr über das Postfach absagecorona@gema.de bearbeitet werden. Die Abwicklung der Gutschriften soll ausschließlich über das hierfür extra bereitgestellte Online-Portal abgewickelt werden.

 

zur Information der GEMA